De Grote Waarde van de Strategische Support Professional

Stel je voor: een CEO zit in zijn kantoor en zijn gedachten draaien non-stop. Er zijn duizenden beslissingen te nemen, maar hij heeft weinig mensen 'zonder eigen agenda' om zich heen waarmee hij vrijblijvend kan sparren. De druk om niet alleen de dagelijkse zaken te managen, maar ook om vooruit te kijken en de juiste strategische keuzes te maken, is dag in dag uit voelbaar. Maar dan komt zijn support professional binnen. Iemand die niet alleen de e-mail beheert en zijn vergaderingen plant, maar die hem begrijpt, die veel signaleert binnen de organisatie en die bekend is met de lange-termijnvisie van de organisatie.

In mijn werk als secretaressecoach heb ik regelmatig mogen bijdragen aan de ontwikkeling van een support professional van operationele taakuitvoerder naar strategische partner. En deze reis is allesbehalve vanzelfsprekend. Het begint vaak met het efficiënt organiseren van de agenda, het beheren van e-mailstromen, het zorgen voor de juiste documenten en informatie. Dit is de operationele fase, waarin alles draait om de dagelijkse uitvoering van taken. 

Optimaliseren

Maar dan, langzaam maar zeker, komt de transformatie. Wat als diezelfde professional niet alleen zorgt voor de vergaderingen, maar actief bijdraagt aan de inhoud? Wat als hij of zij niet alleen meedenkt, maar ook voorstellen doet voor bijvoorbeeld procesverbetering? Dit is de overgang naar de tactische fase. Het is het moment waarop de support professional de focus verlegt van uitvoeren naar coördineren. Vergaderingen worden niet alleen gepland, maar geoptimaliseerd voor effectiviteit. Er wordt gekeken naar hoe processen verbeterd kunnen worden om de algehele productiviteit te verhogen.

Vertrouwensrelatie

En dan wordt het helemaal leuk. Wat als de transformatie verder gaat? Wat als de support professional de stap maakt naar strategisch werken? Hier komt het verhaal van de echte impact. De CEO, die vaak weinig tijd heeft om out-of-the-box te denken, vindt in zijn support professional iemand die niet alleen de handen uit de mouwen steekt, maar snapt waar hij mee bezig is en wat hij wil bereiken. De vertrouwensrelatie groeit, omdat de support professional niet alleen de praktische taken uitvoert, maar actief meedenkt over hoe hij zijn doelen en daarmee die van de organisatie kan bereiken!

In deze strategische fase worden support professionals een waardevolle sparringpartner. Ze helpen de CEO in verbinding te blijven met de werkvloer, signaleren obstakels, en zorgen ervoor dat de organisatie altijd op koers blijft. Dit vraagt om meer dan technische vaardigheden; het vraagt om soft skills: empathie, de kunst van luisteren, en de moed om de juiste vragen te stellen. Zo zie je, de transformatie van operationeel naar strategisch werken is niet alleen een verandering in verantwoordelijkheden – het is een verandering in hoe je jezelf ziet en hoe anderen je zien. 

Conclusie

De ontwikkeling van het beheren van de dagelijkse processen naar het zijn van de strategische meedenker die helpt de organisatie haar doelen te bereiken vraagt om kwetsbaarheid, lef, en een persoonlijk leiderschap. Het is tijd om de rol van de support professional opnieuw te definiëren – en de impact die ze kunnen maken is groter dan ooit.

Ik hoop dat dit artikel je heeft geïnspireerd om jouw rol als secretaresse naar een strategisch niveau te tillen, of als leidinggevende om meer uit de samenwerking met je assistant te halen.

Wil je meer weten over hoe strategische ondersteuning het verschil kan maken? 

• Stuur me gerust een DM.
• Beluister mijn podcast 'SECRETARESSE 2.0': https://www.ea-coach.nl/podcasts/secretaresse-2-0
• Doe mee aan mijn gratis masterclass: https://www.ea-coach.nl/masterclass-registration-page
• Volg mijn training Mailbox Management: https://www.ea-coach.nl/mailbox-management

Samen bouwen we aan strategische ondersteuning die écht impact maakt.